Le RGPD n'exige pas de logiciel. Il exige de pouvoir prouver, à tout moment, quelles données vous traitez, pourquoi, et comment vous les protégez : c'est le principe de responsabilité. Avec des fichiers éparpillés, cette preuve se reconstitue dans l'urgence, le jour où la CNIL ou un client la demande.
Les quatre piliers à tenir à jour
- Le registre des traitementsArticle 30 : chaque traitement, sa finalité, sa durée de conservation.
- Les analyses d'impact (AIPD)Article 35 : obligatoires pour les traitements à risque élevé.
- Les demandes de droitsArticle 12 : une réponse dans le délai d'un mois.
- Les violations de donnéesArticle 33 : notification à la CNIL sous 72 heures.
Les demandes de droits, sans délai dépassé
Accès, rectification, effacement, opposition : chaque demande ouvre un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si elle est complexe. Dans une boîte mail, ce délai se perd. Dans l'outil, il se décompte seul.
Ce que l'outil prend en charge
- Les champs du registre suivent l'article 30, sans rien oublier.
- Les modèles d'AIPD reprennent la méthode de la CNIL.
- Chaque demande de droits a son échéance et son historique.
- Une violation se qualifie pas à pas, avec l'aide à la notification.
- Tout s'exporte en un clic le jour d'un contrôle.
Excel, Word et e-mails
- Un registre figé, jamais à jour
- Des AIPD introuvables
- Des délais suivis de tête
- Une preuve à reconstituer
Outil DPO
- Un registre vivant, versionné
- Des AIPD guidées et suivies
- Des délais décomptés seuls
- Un export prêt pour un contrôle
Pour aller plus loin : le privacy by design. Si vos outils utilisent de l'IA, l'AI Act ajoute ses propres obligations. Et le scénario type de l'outil DPO montre l'outil en action.
